名录是将机构名、人名、地名等汇集在一起，按分类或字顺排列，并对相关事项予以简要揭示和介绍的工具书。一部名录需要具备以下特点。

1) 资料性：名录是一种比较典型的事实便览型的工具书。它为人们提供了有关机构、人名和地名的基本情况。

2) 简明性：名录是提供专名简要资料的工具书，好比是专名基本信息一览表。每一专名的介绍只由最基本的具体资料组成，并形成格式化。它力求在有限的空间内，提供最基本的信息，没有过多的描述，更没有文字的铺陈。

3) 新颖性：名录注重提供有关专名的最新基本信息资料。它的及时性是除年鉴以外的其他工具书所不能比拟的。

名录又分很多类型。比如机构名录：它是汇集机构实体的名称并对该机构做概要介绍的工具书，如《中国政府机构名录》，标普名录编纂的《中国工商企业名录大全》； 人名录：它是指汇集人的本名和别名并对人物予以简要介绍（诸如生卒、籍贯、经历、著作等）的工具书，如《中国当代名人录》； 地名录：它是指著录地名及相关资料的工具书，它可提供地名的标准名称（或加上译名）、所在地域（国别、省别）、地理位置（经纬度），有的地名录还简要说明地名变迁、人口状况、特殊事迹等，如《中国地名录》。